Time Management. Как все успевать?

Want create site? Find Free WordPress Themes and plugins.

Вы ничего не успеваете? Работа кипит, а результата практически или полностью нет? Вы сами не знаете свой распорядок дня, потому что в течение дня возникает огромный поток мелких рутинных дел, и у вас просто нет времени сосредоточиться на основной работе?

Поверьте, эти проблемы преследует не только вас, но и многих людей. И называется все это вместе – дефицит рабочего времени. Это совершенно парадоксальное явление, когда у работника просто не хватает времени на то, чтобы все выполнить. И причина всего одна – неправильная организация своей деятельности (вами или руководителем). Все это приводит к ненужной суете, затягиванию выполнения заданий. Кроме того, сама работа выполняется некачественно, что ведет к снижению эффективности и результатов работы компании, в целом.

Как справиться с дефицитом рабочего времени?

Прежде всего, нужно научиться управлять своим временем, и в этом поможет тайм-менеджмент – особая технология организации времени, а также повышения общей эффективности его использования. То есть, овладев хотя бы некоторыми инструментами time management, вы сможете значительно повысить собственную результативность, за счет того, что научитесь грамотно распоряжаться таким важным ресурсом, как время.

Хотелось бы отметить, что это дает возможность не только изменить личную жизнь, но и развивать любой бизнес-проект, так как вы сможете объективно оценивать масштаб и время завершения каждого из них.

Этапы Time Management

Анализ.

Проведя анализ, вам будет легче смоделировать стратегию дальнейшей деятельности. Это относится как к глобальным бизнес-задачам, так и к конкретным проектам.

Целеполагание.

Прежде, чем приступить к какой-либо деятельности, нужно четко определить для себя ее цели, определить ключевое направление развития.

Планирование и расстановка приоритетов.

Чтобы чего-либо достичь, необходим план действий. При его разработке также важно учитывать, какие задачи являются приоритетными, а какие – нет.

Непосредственно реализация.

Это уже конкретные действия и шаги, которые нужно выполнить для достижения цели или целей, согласно вашему же плану.

Контроль/подведение итогов.

Вполне логично оценить вашу работу (или подчиненных) по определенным критериям, которые можно прописать еще в плане, так как, если контроля нет, то просто невозможно понять, насколько деятельность была эффективной.

Инструменты тайм-менеджемента

Методов, инструментов тайм-менеджмента, на самом деле, немало. Вопрос в том, чтобы подобрать то, что нужно именно вам и вашему бизнесу. В этот набор входит широкий спектр деятельности:

Планирование,
Составление списков,
Расстановка приоритетов,
Постановка целей,
Распределение целей,
Организация,
Делегирование,
Мониторинг,
Анализ временных затрат.

Ниже приводим основные методики Time Management.

Диаграмма Ганта.

Пожалуй, самый удобный и популярный способ графического представления времени при выполнении тех или иных задач. Суть в том, что каждая линия в диаграмме представляет один процесс, который накладывается на шкалу времени. Задачи и подзадачи, входящие в план, мы размещаем по вертикали, а саму временную шкалу – по горизонтали. Начало, конец и длина отрезка на шкале времени – это соответственно начало, конец и длительность самой задачи. Кроме того, на диаграмме Ганта можно показать зависимость между задачами.

Этот инструмент дает возможность:

— Детально проанализировать ход выполнения задач или задачи.

— Визуально оценить последовательность задач, а также их относительную длительность;

— Сравнить планируемый и реальный ход выполнения проекта.

Постановка целей по схеме SMART.

Это одна из самых известных и эффективных технологий для постановки и формулировки целей. Расшифровывается как Specific (конкретность) — Measurable (измеримость) — Attainable (достижимость) — Relevant (релевантность) — Time-bounded (определенность во времени).